Clubrooster.nl

Hulpteams inplannen voor kantinediensten

Veel voetbalclubs vullen de kantine op zaterdag met twee groepen: vaste vrijwilligers en hulpteams. Een hulpteam bestaat uit ouders van een jeugdteam of de spelers zelf, die een dienst draaien vlak voor of na hun eigen thuiswedstrijd. Clubrooster is gemaakt voor die combinatie, en werkt naast jullie ledenadministratie in plaats van in de plaats ervan.

Start 14 dagen gratisBekijk de rondleiding

Zo werkt het, stap voor stap

Wie doet wat? De planner zet het rooster klaar en vraagt de teammanager met één klik, de teammanager zet de teamlink in de teamapp, en ouders of spelers schrijven zich zelf in. Niemand hoeft nog namen door te appen, bij te houden in een spreadsheet of na te bellen.

  1. Planner

    Zet de thuiswedstrijden in het rooster

    Open de zaterdag in het rooster. Bij Speelschema voeg je met “+ Toevoegen” elke thuiswedstrijd toe met de aftraptijd. Zo zie je de wedstrijden en de kantinediensten op één scherm, zonder apart overzicht ernaast.

  2. Planner

    Maak de diensten van de dag in één keer aan

    Leg je vaste zaterdag één keer vast als dagsjabloon, met alle blokken en het aantal mensen per blok. Daarna zet je hem met een paar klikken op elke speeldag.

  3. Planner

    Koppel een dienst aan het team dat ervoor of erna speelt

    Vink in de dienst bij Teams (optioneel) het team aan dat rond die tijd thuis speelt. Achter elke teamnaam staat hoeveel diensten dat team al heeft gedraaid; het team dat het minst aan de beurt is geweest, kleurt groen. Zo zie je meteen wie er nu aan de beurt is.

  4. Planner → teammanager

    Vraag de teammanager met één klik

    Leg bij Inschrijflinks per team één of twee teammanagers vast met het poppetje met het tandwiel: naam, e-mailadres en/of 06-nummer. Een account is niet nodig. Met het megafoontje (Vraag teammanager) kies je de open diensten van het team en stuur je ze via WhatsApp, met het bericht al ingevuld, of per e-mail. De teammanager krijgt de diensten, de teamlink en een kant-en-klaar bericht voor de app-groep van het team, en hoeft geen namen meer door te geven.

  5. Ouders of spelers

    Zelf inschrijven via de link

    Wie de link opent, ziet de diensten van zijn team en schrijft zich in met naam, e-mailadres en mobiel nummer. Er is geen app en geen account voor nodig. Ze krijgen een bevestiging met een agenda-item, en 24 uur van tevoren een herinnering per e-mail.

  6. Planner

    Nabellen doet Clubrooster

    Staan de gevraagde diensten na een paar dagen nog open, dan krijgt de teammanager vanzelf een herinnering per e-mail, hooguit twee keer. Open je een dag in het rooster, dan zie je bij de dienst welk team je wanneer hebt gevraagd. Op het dashboard staat onder Actie vereist wat nog niet vol is; met “Wijs toe” spring je naar de juiste dienst.

Vaste vrijwilligers en hulpteams naast elkaar

Vaste vrijwilligers draaien vaker en hebben veel meer aan een eigen account. Stuur ze de aanmeldlink voor vaste crew: ze maken in één keer een account aan en staan meteen als vaste vrijwilliger bij jullie club. Daarna schrijven ze zich met één klik in, geven ze bij “Wanneer ik niet kan” door wanneer ze niet beschikbaar zijn, en regelen ze zelf vervanging als het toch niet uitkomt.

Wil iemand geen account? Dan zet je die persoon als vaste crew alleen op naam in het rooster. Hulpteams hebben juist genoeg aan de teamlink: één keer inschrijven per dienst, zonder wachtwoord.

Veelgestelde vragen over hulpteams

Hebben we een volledig ledenbestand nodig?

Nee. Clubrooster is alleen het rooster. Jullie ledenadministratie, bijvoorbeeld in Sportlink, blijft waar hij is. Hulpteams schrijven zich in via de teamlink, en alleen vaste vrijwilligers maken een account aan. Er hoeft niemand vooraf geïmporteerd te worden.

Heeft een teammanager een account nodig?

Nee. De clubbeheerder legt per team één of twee teammanagers vast met hun naam en een e-mailadres en/of 06-nummer. Gebruik je geen teammanagers, dan hoef je niets in te vullen en werkt alles gewoon via de teamlink.

Wat als de teammanager niet reageert?

Staan de diensten waarom je hem vroeg na een paar dagen nog open, dan stuurt Clubrooster hem vanzelf een herinnering per e-mail: de eerste na drie dagen, de tweede kort voor de dienst, en nooit meer dan twee. Zodra de diensten vol zijn, stoppen de herinneringen. Heeft de club herinneringsmails uitgezet, dan gaan ze niet uit.

Is er een koppeling met Sportlink?

Nee, het wedstrijdprogramma wordt niet automatisch ingelezen. De thuiswedstrijden zet je zelf bij Speelschema op de speeldag in het rooster. Met een dagsjabloon voor de zaterdag staan de diensten er daarna snel in.

Moeten vaste vrijwilligers elke keer naam, e-mail en telefoonnummer invullen?

Nee. Die drie velden horen bij de openbare links, voor mensen zonder account. Vaste vrijwilligers maken één keer een account aan via de aanmeldlink voor vaste crew. Daarna zijn ze ingelogd en is inschrijven één klik op Inschrijven.

Hoe weten vrijwilligers dat er nog diensten open staan?

Deel de link met alle open diensten in jullie groepsapp of hang de QR-code in de kantine. Vrijwilligers met een account zien de open diensten ook als ze inloggen. Voor één speeldag maakt “Deel open plekken” een bericht met precies de blokken die nog leeg zijn.

Hoe hoort iemand dat de planner hem heeft ingedeeld?

Per e-mail, met alle gegevens van de dienst en een agenda-item. Deel je een heel rooster in één keer in, zet dan “Mails pas na het roosteren” aan. Dan krijgt iedereen aan het eind één mail met al zijn diensten, in plaats van een mail per dienst.

Wat gebeurt er als iemand niet kan?

Met “Kan niet? Regel vervanging” kiest de vrijwilliger zelf wie er bericht krijgt: een paar clubgenoten die hij zelf aanvinkt, alleen de clubbeheerder, of de hele club. Bij elke keuze staat hoeveel e-mails dat kost, zodat niemand per ongeluk de hele club mailt.

Zomaar afmelden zonder vervanging kan bewust niet, zodat een dienst niet ongemerkt leeg raakt. Hiervoor is een account nodig; wie zich via een link inschreef, krijgt in de bevestigingsmail een link om er een aan te maken.

Hoe krijgt iemand een herinnering?

Per e-mail, 24 uur voor de dienst. Omdat de dienst via het agenda-item ook in de agenda op de telefoon staat, geeft die meestal zelf ook nog een seintje. De club kan herinneringsmails uitzetten, en een vrijwilliger kan dat ook alleen voor zichzelf doen.

Kunnen we ook scheidsrechters inplannen?

Ja. Een dienst hoeft geen kantinedienst te zijn. Je maakt bijvoorbeeld een dienst “Scheidsrechter JO11-2” rond de aftraptijd en plant er iemand op in, met dezelfde bevestiging en herinnering.

Ook handig voor jouw club